Produkt równoważny w przetargu wymaga dowodów, a nie tylko niższej ceny

Zamawiający opisuje w SWZ konkretny model drukarki albo konkretną markę kabla, a przy nazwie dodaje: "lub równoważny". Wykonawca widzi okazję: znany mu dostawca ma tańszy produkt o podobnych parametrach. Składa ofertę z niższą ceną, ale bez dokumentów. Komisja nie musi uwierzyć na słowo. Oferta może zostać odrzucona, choć produkt był naprawdę dobry.

Kiedy zamawiający w ogóle może pisać "lub równoważny"

Zasada jest taka, że przedmiotu zamówienia nie opisuje się w sposób utrudniający uczciwą konkurencję, na przykład przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia. Art. 99 ust. 5 ustawy Pzp dopuszcza wyjątek: zamawiający może wskazać znak towarowy, jeśli nie jest w stanie opisać przedmiotu wystarczająco precyzyjnie i zrozumiale, a wskazaniu towarzyszą słowa "lub równoważny". Wtedy, zgodnie z art. 99 ust. 6, musi podać w opisie kryteria oceny równoważności.

To pierwszy dokument do przeczytania. Jeśli kryteriów równoważności nie ma, jest to dobry powód, by zadać pytanie zamawiającemu, zanim zaczniesz kompletować ofertę.

Normy i parametry, czyli drugi sposób na równoważność

Równoważność dotyczy też norm. Art. 101 Pzp pozwala opisać przedmiot przez odniesienie do wymagań funkcjonalnych albo do norm i specyfikacji technicznych. Gdy zamawiający odwołuje się do norm, musi dopuścić rozwiązania równoważne i dodać słowa "lub równoważne". Nie może też odrzucić oferty tylko dlatego, że produkt nie jest zgodny z wskazaną normą, jeśli wykonawca udowodni w ofercie, że spełnia wymagania w równoważnym stopniu. Przepis wskazuje tu przedmiotowe środki dowodowe z art. 104-107.

Z tego wynika praktyczna lekcja: ciężar dowodu leży po stronie wykonawcy, a dowód powinien być w ofercie.

Zobacz również: https://www.useminerva.com/pl/blog/najlepsi-eksperci-przetargowi-nie-potrzebuja-ai

Co trzeba pokazać

Dobrze przygotowana oferta z produktem równoważnym zawiera trzy elementy.

Pierwszy to tabela porównawcza. W jednej kolumnie są wymagania z opisu przedmiotu zamówienia, w drugiej parametry oferowanego produktu, w trzeciej odniesienie do dokumentu, który je potwierdza, na przykład karta katalogowa, strona i numer pozycji. Zamawiający nie powinien szukać dowodu w kilkudziesięciu stronach załączników.

Drugi to dokumenty potwierdzające. Mogą to być karty techniczne producenta, deklaracje zgodności, certyfikaty, wyniki badań lub oświadczenia producenta. Rodzaj dokumentów zależy od tego, jakich przedmiotowych środków dowodowych zażądał zamawiający. Trzeci to wyraźne wskazanie producenta i modelu. Zapis "produkt równoważny" bez nazwy nie daje komisji nic do sprawdzenia.

Współpraca z dostawcą zaczyna się przed ofertą

Najwięcej problemów wynika z tego, że dokumenty zbiera się w ostatniej chwili. Producent lub dystrybutor powinien dostarczyć kartę techniczną, a w razie potrzeby potwierdzenie, że parametr podany w ogłoszeniu jest spełniony w konkretnej wersji produktu. Nowsza wersja może mieć inny wymiar, inną wydajność albo inną klasę energetyczną.

Warto ustalić z dostawcą, kto odpowiada za aktualność dokumentów, jak szybko prześle potwierdzenie i czy zgodzi się na wyjaśnienia wobec zamawiającego, gdy ten poprosi o doprecyzowanie. Zapis w mailu z dostawcą bywa ważniejszy niż ustna obietnica.

Uzupełnienie dokumentów nie jest automatyczne

Wykonawcy często zakładają, że w razie braków zamawiający wezwie do uzupełnienia. Przy dokumentach przedmiotowych tak nie jest. Zgodnie z art. 107 Pzp przedmiotowe środki dowodowe składa się razem z ofertą. Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia tylko wtedy, gdy przewidział to w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Zawsze może jednak poprosić o wyjaśnienia ich treści. To różni je od dokumentów podmiotowych, potwierdzających na przykład brak podstaw wykluczenia, przy których zamawiający co do zasady musi wezwać do uzupełnienia (art. 128 Pzp).

Pytanie, które chroni przed odrzuceniem

Jeśli kryteria równoważności są niejasne, nie zgaduj. Zapytaj zamawiającego, czy zaakceptuje konkretny model, i poproś o wskazanie, które parametry są dla niego kluczowe. Wyjaśnienia udzielone w postępowaniu trafiają do wszystkich wykonawców, więc nie dają nikomu przewagi, ale zmniejszają ryzyko sporu o interpretację. Warto je dołączyć do wewnętrznej dokumentacji oferty.

Ciekawe konkrety o równoważności

• Wskazanie znaku towarowego w opisie przedmiotu zamówienia wymaga słów "lub równoważny" i kryteriów oceny równoważności.
• Przy odwołaniu do norm zamawiający musi dopuścić rozwiązania równoważne.
• Samo stwierdzenie, że produkt jest "taki sam lub lepszy", nie jest dowodem.
• Przedmiotowe środki dowodowe składa się z ofertą, a ich uzupełnianie zależy od zapisu w dokumentach zamówienia.
• Przepisy o opisie przedmiotu zamówienia stosuje się także poniżej progów unijnych, bo art. 266 Pzp nie wyłącza z nich art. 99-107, ale szczegóły zawsze wynikają z SWZ konkretnego postępowania.
• Tabela z odniesieniami do stron kart katalogowych skraca czas pracy komisji i zmniejsza ryzyko pomyłki.

Zamawiający opisuje w SWZ konkretny model drukarki albo konkretną markę kabla, a przy nazwie dodaje: "lub równoważny". Wykonawca widzi okazję: znany mu dostawca ma tańszy produkt o podobnych parametrach. Składa ofertę z niższą ceną, ale bez dokumentów. Komisja nie musi uwierzyć na słowo. Oferta może zostać odrzucona, choć produkt był naprawdę dobry.

Kiedy zamawiający w ogóle może pisać "lub równoważny"

Zasada jest taka, że przedmiotu zamówienia nie opisuje się w sposób utrudniający uczciwą konkurencję, na przykład przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia. Art. 99 ust. 5 ustawy Pzp dopuszcza wyjątek: zamawiający może wskazać znak towarowy, jeśli nie jest w stanie opisać przedmiotu wystarczająco precyzyjnie i zrozumiale, a wskazaniu towarzyszą słowa "lub równoważny". Wtedy, zgodnie z art. 99 ust. 6, musi podać w opisie kryteria oceny równoważności.

To pierwszy dokument do przeczytania. Jeśli kryteriów równoważności nie ma, jest to dobry powód, by zadać pytanie zamawiającemu, zanim zaczniesz kompletować ofertę.

Normy i parametry, czyli drugi sposób na równoważność

Równoważność dotyczy też norm. Art. 101 Pzp pozwala opisać przedmiot przez odniesienie do wymagań funkcjonalnych albo do norm i specyfikacji technicznych. Gdy zamawiający odwołuje się do norm, musi dopuścić rozwiązania równoważne i dodać słowa "lub równoważne". Nie może też odrzucić oferty tylko dlatego, że produkt nie jest zgodny z wskazaną normą, jeśli wykonawca udowodni w ofercie, że spełnia wymagania w równoważnym stopniu. Przepis wskazuje tu przedmiotowe środki dowodowe z art. 104-107.

Z tego wynika praktyczna lekcja: ciężar dowodu leży po stronie wykonawcy, a dowód powinien być w ofercie.

Co trzeba pokazać

Dobrze przygotowana oferta z produktem równoważnym zawiera trzy elementy.

Pierwszy to tabela porównawcza. W jednej kolumnie są wymagania z opisu przedmiotu zamówienia, w drugiej parametry oferowanego produktu, w trzeciej odniesienie do dokumentu, który je potwierdza, na przykład karta katalogowa, strona i numer pozycji. Zamawiający nie powinien szukać dowodu w kilkudziesięciu stronach załączników.

Drugi to dokumenty potwierdzające. Mogą to być karty techniczne producenta, deklaracje zgodności, certyfikaty, wyniki badań lub oświadczenia producenta. Rodzaj dokumentów zależy od tego, jakich przedmiotowych środków dowodowych zażądał zamawiający.

Trzeci to wyraźne wskazanie producenta i modelu. Zapis "produkt równoważny" bez nazwy nie daje komisji nic do sprawdzenia.

Współpraca z dostawcą zaczyna się przed ofertą

Najwięcej problemów wynika z tego, że dokumenty zbiera się w ostatniej chwili. Producent lub dystrybutor powinien dostarczyć kartę techniczną, a w razie potrzeby potwierdzenie, że parametr podany w ogłoszeniu jest spełniony w konkretnej wersji produktu. Nowsza wersja może mieć inny wymiar, inną wydajność albo inną klasę energetyczną.

Warto ustalić z dostawcą, kto odpowiada za aktualność dokumentów, jak szybko prześle potwierdzenie i czy zgodzi się na wyjaśnienia wobec zamawiającego, gdy ten poprosi o doprecyzowanie. Zapis w mailu z dostawcą bywa ważniejszy niż ustna obietnica.

Uzupełnienie dokumentów nie jest automatyczne

Wykonawcy często zakładają, że w razie braków zamawiający wezwie do uzupełnienia. Przy dokumentach przedmiotowych tak nie jest. Zgodnie z art. 107 Pzp przedmiotowe środki dowodowe składa się razem z ofertą. Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia tylko wtedy, gdy przewidział to w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Zawsze może jednak poprosić o wyjaśnienia ich treści. To różni je od dokumentów podmiotowych, potwierdzających na przykład brak podstaw wykluczenia, przy których zamawiający co do zasady musi wezwać do uzupełnienia (art. 128 Pzp).

Pytanie, które chroni przed odrzuceniem

Jeśli kryteria równoważności są niejasne, nie zgaduj. Zapytaj zamawiającego, czy zaakceptuje konkretny model, i poproś o wskazanie, które parametry są dla niego kluczowe. Wyjaśnienia udzielone w postępowaniu trafiają do wszystkich wykonawców, więc nie dają nikomu przewagi, ale zmniejszają ryzyko sporu o interpretację. Warto je dołączyć do wewnętrznej dokumentacji oferty.

Ciekawe konkrety o równoważności

• Wskazanie znaku towarowego w opisie przedmiotu zamówienia wymaga słów "lub równoważny" i kryteriów oceny równoważności.
• Przy odwołaniu do norm zamawiający musi dopuścić rozwiązania równoważne.
• Samo stwierdzenie, że produkt jest "taki sam lub lepszy", nie jest dowodem.
• Przedmiotowe środki dowodowe składa się z ofertą, a ich uzupełnianie zależy od zapisu w dokumentach zamówienia.
• Przepisy o opisie przedmiotu zamówienia stosuje się także poniżej progów unijnych, bo art. 266 Pzp nie wyłącza z nich art. 99-107, ale szczegóły zawsze wynikają z SWZ konkretnego postępowania.
• Tabela z odniesieniami do stron kart katalogowych skraca czas pracy komisji i zmniejsza ryzyko pomyłki.
   

Cena nie zastępuje dowodu

Niższa cena otwiera drogę do wygranej tylko wtedy, gdy oferta przejdzie ocenę formalną. Dlatego przy produktach równoważnych dobrze jest policzyć nie tylko marżę, ale i koszt przygotowania dokumentacji. Czasem tańszy produkt wymaga kilku dni pracy, żeby udowodnić równoważność, a ryzyko odrzucenia przekracza zysk.

Minerva, narzędzie AI do analizy zamówień publicznych, pomaga wyłapać w SWZ zapisy "lub równoważny" i listę wymaganych dokumentów, żeby tabela porównawcza i dokumenty zostały zaplanowane na początku, a nie dzień przed terminem składania ofert.

Niższa cena otwiera drogę do wygranej tylko wtedy, gdy oferta przejdzie ocenę formalną. Dlatego przy produktach równoważnych dobrze jest policzyć nie tylko marżę, ale i koszt przygotowania dokumentacji. Czasem tańszy produkt wymaga kilku dni pracy, żeby udowodnić równoważność, a ryzyko odrzucenia przekracza zysk.

Minerva, narzędzie AI do analizy zamówień publicznych, pomaga wyłapać w SWZ zapisy "lub równoważny" i listę wymaganych dokumentów, żeby tabela porównawcza i dokumenty zostały zaplanowane na początku, a nie dzień przed terminem składania ofert.